こんにちは。ハジメです。
ビジネスでメールは電話より重要ではないでしょうか。打ち合わせの内容を文字にして双方で確認ができますから.... 後で言った、言わないは解消できるでしょう。電話だと相手の時間を奪うことになりますからメールを送っておいて返事をもらう方が双方とも時間がうまく使えて便利なツールであることは言うまでもありません。ビジネスメールについても一応書き方等のテンプレートはありますがそれはここでは割愛します。日本語でのビジネスメールとどこが違うか... もちろん英語であるということ、そのほかは場面場面でテンプレがありますからやはり一度覚えてしますとビジネス英会話より楽な部分もあります。もちろん緊急を要する場合は電話での対応は欠かせませんがメールが送れる環境であれば外出先からでも対応できますので欠かせないツールです。
1. 敬称の付け方
実際良く判りませんが私は会ったことが無い人に Dear 〇〇 と書くことはしません。Dear Mr. 〇〇 や Dear Ms. 〇〇とちゃんと敬称をつけるようにしています。ファーストネームで呼び合う文化は理解していますが会ったことが無い海外のビジネスパートナーには敬称を付けます。受け取った人がどう思うかでしょうから送り手側が単に気を使っているだけなら私はどちらでも構わないと思ってメールを作成しています。逆に Dear Mr. 〇〇san というメールを受け取る時がありますがさすがにこれは仕方ないことですね。多分私のやり方は日本人的感覚なんだと思っています。
2. 英語にできない日本語
英語に直訳できない日本語はたくさんあります。その逆もたくさん存在します。お世話になっています。宜しくお願いいたします。日本語メールで仕事している人は当たり前のように使っていますが英文メールでは使いません。ほとんど別の言い方でしょう。これも場面ごとテンプレートがあるので覚えて応用すしかないでしょう。逆に日本語を知っている感を出そうとしてローマ字で Otsukaresamadesu. と送ってくる人もいます。付き合いが長い人で、来日経験があり、日本が好きな人ですね。
3. メールの文章の長さ
どの程度の長さの文章を作成して送っていますか。私が思うに基本、短いです。ほとんど用件のみです。余計なことは書いてありません。もちろん初回であれば紹介文とか売り込みとか少しは長くなりますが.... ビジネスが始まれれば本当に用件のみです。１日に受け取るメールの数、返事をしなければいけないメールの数を考えれば短くなるのは当たり前のことですね。
まとめ
ビジネス英語メールもテンプレが存在していること、少しでも英語に触れているのであれば理解しておいても良いのではないかと思います。これから使う機会がある人はもちろん最初から完璧にはいきませんからトライアンドエラーでステップアップして下さい。
ハジメ
